Згідно з Порядком створення, утримання фонду захисних споруд цивільного захисту та ведення його обліку, балансоутримувачі захисних споруд — власники, користувачі, юридичні особи, на балансі яких перебувають захисні споруди (зокрема, споруди, що не увійшли до їх статутних капіталів у процесі приватизації (корпоратизації) — тобто заклади освіти.Порядком також передбачено, що центральні та місцеві органи виконавчої влади, органи місцевого самоврядування з метою взяття на облік як споруд подвійного призначення та найпростіших укриттів об’єктів іншого призначення, що експлуатуються і належать до сфери їх управління, відповідно до визначених повноважень можуть утворювати постійні або тимчасові комісії.

Згідно з рекомендаціями ДСНС, результати проведеної роботи оформлюються:
- до Вимог щодо забезпечення нумерації та здійснення обліку фонду захисних споруд цивільного захисту, затверджених наказом МВС;
- на будівлі (споруди, приміщення), що обстежуються з метою встановлення можливості їх використання для укриття населення як споруди подвійного призначення — шляхом оформлення акта оцінки стану готовності захисної споруди цивільного захисту за формою згідно з додатком 11 до Вимог щодо утримання та експлуатації захисних споруд цивільного захисту, затверджених наказом МВС, розрахунку захисних властивостей огороджувальних конструкцій такої споруди, здійсненого відповідно до методики, встановленої ДБН В.2.2-5-97 «Будинки і споруди. Захисні споруди цивільного захисту» та технічного паспорта, складеного на відповідний об’єкт нерухомого майна (його окрему частину) як на споруду подвійного призначення з використанням відомостей вищезазначених акта і розрахунку й оформленого відповідно до вимог Інструкції про порядок проведення технічної інвентаризації об’єктів нерухомого майна, затвердженої наказом Держбуду України від 24.05.2001 No 127, затвердженого у Міністерстві юстиції України 10 липня 2001 р. за No 582/5773.
‍Після оформлення вищезазначених документів відомості щодо відповідних об’єктів фонду захисних споруд (найпростіших укриттів, споруд подвійного призначення) заносяться до книг обліку споруд подвійного призначення та найпростіших укриттів, що ведуть районні, районні у містах Київ та Севастополь державні адміністрації, відповідні органи місцевого самоврядування і складені за формою згідно з додатком 7 до Вимог щодо забезпечення нумерації та здійснення обліку фонду захисних споруд цивільного захисту, затверджених наказом МВС.
‍На облік фонду захисних споруд цивільного захисту може стати тільки об’єкт, в акті огляду якого наявний висновок «рекомендовано до укриття без зауважень», або «рекомендовано до укриття у випадку…» та «не рекомендовано до укриття через...» за наявності документів, які підтверджують, що балансоутримувач усунув усі зауваження (повторного акта з позитивним висновком).